Godkendelses-flow På Bankoplysninger

Skab mere sikkerhed i jeres business central med vores smarte godkendelses flows, som både kan dække debitorers og kreditorers bank oplysninger.

Denne guide viser alt fra aktivering, til test og godkendelse af godkendelses flowet.

Note: Før i går i gang med denne del af guiden vil vi anbefalede at i opsætter jeres brugeropsætning af godkendelser.

Denne kan findes ved at søge “Brugeropsætning af godkendelser”

Åben din Business Central.
Brug søgefeltet ved at klikke på forstørrelsesglasset eller ved at bruge genvejen ALT + Q.
Indtast “workflows” i søgefeltet.
Vælge det relateret link.
Klik på “Ny workflow fra skabelon”.
Herinde kan du finde vores fire nye workflows.

For at finde dem til jeres kreditorers bank oplysninger skal man kigge under overskriften “Køb og gæld, udvidet” og aktiver følgende:
- Godkendelsesflow for ændring af kreditor bankkonto
- Godkendelsesflow for kreditor bankkonto
For at finde dem til jeres debitorers bank oplysninger skal man kigge under overskriften “Salg og marketing, udvidet” og aktiver følgende:
- Godkendelsesflow for ændring af debitor bankkonto
- Godkendelsesflow for debitor bankkonto
Når du har valgt en af dem, klik på “OK”.
Herefter åbner der automatisk et workflow kort, herinde skal man klikke på knappen udfor “aktiveret”
Når dette er gjort kan i lukke kortet ned igen.
Når dette er fuldført, gentag trin 6 til 9, men denne gang med det andet flow.

Opsætning af godkender

Note: Som standard følger workflowet den opsætning, der er defineret i “Brugeropsætning af godkendelser”, hvor man kan opbygge en hierarkisk struktur for, hvem der må godkende på vegne af hvem.

Hvis man derimod ønsker en 4-øjns-godkendelse, kan workflowet ændres til i stedet at lytte på “Brugergrupper for workflow”. Denne opsætning gør det muligt at sikre, at en bruger – eksempelvis en administrator – ikke kan godkende sine egne ændringer, da godkendelsen i stedet skal foretages af en anden bruger i gruppen.

Åben din Business Central
Brug søgefeltet ved at klikke på forstørrelsesglasset eller ved at bruge genvejen ALT + Q.
Indtast herefter “Workflows” i søgefeltet og vælge det relateret link.
Klik derefter på et af de fire flows under “Køb og gæld, udvidet” og “Salg og marketing, udvidet”.

Det er vigtigt at understrege, at disse forekommer i par. Det er derfor nødvendigt at foretage ændringer for begge, hvis man ændrer den ene. For eksempel skal ændringer under “Køb og gæld, udvidet” anvendes ens på begge flows under “Køb og gæld, udvidet”.
Før du begynder skal du sikre dig at flowet er deaktiveret før du kan ændre noget.
Klik på ”(+) Tilbagefør værdien i feltet Bankkontonr. for recorden, og gem ændringerne.”
Marker derefter tredje linje som hedder “Opret en godkendelsesanmodning for recorden med godkendertypen Godkender og godkenders grænsetype Direkte godkender.”
Dette udfolder vinduet med en række nye felter, herinde skal du klikke på pilen udfor “Brugergruppe for workflow”.
Gå derefter ned i feltet nedenfor og vælg den brugergruppe, du vil anvende. Hvis der ikke allerede findes en passende gruppe, kan du oprette en ny ved at klikke på “+ Ny”.
I dette eksempel på en brugergruppe er opsætningen lavet sådan, at ændringer foretaget af Demobasis altid skal godkendes af enten DEMO eller ADMIN.

Hvis det derimod er DEMO eller ADMIN, der foretager en ændring i debitors bankoplysninger, skal den anden godkender stå for godkendelsen.

På den måde sikres det, at en bruger ikke kan godkende sine egne ændringer.
Når gruppen er valgt skal du klikke på “OK”.
Afslut med at aktiver flowet igen.

Test af workflowet

Note: Denne del er valgfri, men bruges til at teste, om workflowet er aktiveret og fungerer korrekt.

Åben din Business Central.
Brug søgefeltet ved at klikke på forstørrelsesglasset eller ved at bruge genvejen ALT + Q.
Indtast “kreditorer” i søgefeltet.
Vælge det relateret link.
Vælge en kreditor.
Inde på kreditorkortet, klik på “Kreditor” i båndet.
Klik derefter på “Bankkonti”.
Vælge en bankkonti og klik på koden.
Inde på kreditorens bankkontokort vælge feltet “Bankkontonr.”

Bemærk at denne slutter på 03

Ændre nummeret herinde.
Klik derefter ud af feltet.

Slutningen af nummeret er nu ændret til 99

Med det samme kommer der en info boks op med at ændringen kræver godkendelse før ændringerne kan anvendes, klik på “OK”.
Hvis du derefter trykker på “F5”.
Vil du kunne se at nummeret ændre sig tilbage til hvad det var før du ændrede det.

Nummeret har nu ændret sig tilbage til 03

Godkendelse af ændringen

Note: Denne del viser, hvordan en autoriseret bruger kan godkende ændringerne.

Åben din Business Central.
Brug søgefeltet ved at klikke på forstørrelsesglasset eller ved at bruge genvejen ALT + Q.
Indtast “anmodninger til godkendelse” i søgefeltet.
Klik på det relateret link.
Herinde kan man nu se at under kolonnen “Detaljer” se en besked lignende: “Kreditorbankkonto: 10000,ØST; Bankkontonr. ændret fra 1200100003 til 1200100099”
Administratoren skal markere linjen.
Klik derefter på “Godkend”